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医院对医疗设备采购与管理

[日期:2018-01-03]   来源:河北省临床医学工程学会  阅读: 0[收藏本站]
郭娟 马志刚
河北省武安市第一人民医院 河北武安 056300
【摘要】由于医疗设备的专业性强,分类复杂,并且占医院资产比例较大,所以做好医疗设备的合理采购与科学管理,对医院将来的可持续发展有着举足轻重的作用。文章从县级医院的角度探讨医用设备规范采购和科学管理的经验。以符合国家政策为前提,为医院节省成本为宗旨,介绍医疗设备考察、申请审批、论证、采购、验收、管理等环节的相关工作。
【关键词】大型医疗设备 采购流程 设备论证 验收 管理
【 abstract 】 Due to the strong professional medical equipment, classification and complex, and a higher percentage of assets of hospital, so reasonable purchase of medical equipment and scientific management, has a pivotal role on the sustainable development of hospitals in the future.The article from the view point of county-level hospitals standardize medical equipment purchase and management experience.On the premise of comply with national policy and save the hospital cost as the objective,Introduce medical equipment survey researchapply for approvalargumentprocurementacceptanceand management of related work.
    
    随着我国国民经济的发展、医学科学技术的进步,以及社会多层次医疗服务需求[1],医疗事业的发展也在突飞猛进,越来越多的医学新技术、新项目的开展,先进医疗设备的开发,医院引进设备的数量和种类也越来越多,那么对医疗设备的合理采购与科学管理就显得尤为重要,这对医院将来的可持续发展有着举足轻重的作用。为此河北省武安市第一人民医院在医疗设备的采购和管理方面做了一系列尝试性工作,形成了我们自己的一整套管理方法。目前医疗设备的采购和管理主要包括以下几个步骤:确定标的进行考察与调研—提出申请提交配置—论证与分析—审批—招标与采购—验收培训—入账结算—设备管理建立档案—设备报废
1 考察与调研
1.1采购内容确定
在医院里,与医疗设备关系最密切的是设备管理科室和使用科室。设备管理科室包括采购科和设备科,他们根据临床使用科室的工作需求和新技术新项目的开展要求,通过参加展销会议、供应商推销外出学习网络信息等方式获得预购设备的种类、价格、发展趋势等相关信息确定使用科室的采购内容。
1.2采购内容分类
    国家对医用设备的采购管控比较严格,如国家规定的甲类、乙类大型医疗设备,采购前必须要办理配置许可证,其他医用设备根据各地区政府采购集中采购目录和限额标准的相关规定[2],目录内的设备必须集中采购。我们根据采购方式和步骤将采购内容分类如下:
(1)国家规定的大型医疗设备
(2)政府集中招标采购目录内医疗设备
(3)政府集中招标采购目录外医疗设备
1.3 设备的调研与考察
医疗设备的调研与考察首先要根据使用科室的需求对预购设备的品牌、型号确定范围,对范围内设备的技术优势做最基本的了解,通常从设备的价格、性能、售后服务、市场占有率及近三年的销售情况等方面进行调研和比较,必要的时候会到同型号设备使用医院考察使用情况,最后撰写考察和调研报告。
国家规定的大型医疗设备一般都是运行成本高、配套使用材料昂贵,应用技术难度大、临床风险高,对使用环境要求严格的设备[3]。对于这类设备的检测和审批程序比较严格,所以这类设备的考察与调研就要非常的谨慎,数据要非常的精确。大型医疗设备的购置不仅要求对设备进行考察与调研,还要对设备安装的环境、医院发展情况、社会影响等进行评估,并且要根据考察和调研结果和评估结果形成一份可行性研究报告。
2  申请与审批
2.1设备分类
我们把设备分为ABCD类,针对不同类别,申请和审批程序不同。
A类:设备整机单价或整批设备总价5万元(含)以下。(院内采购)
B类:设备整机单价或整批设备总价5万元以上,10万(含)以下。(院内采购)
C类:设备整机单价或整批设备总价10万元以上。(政府集中采购)
D类:大型医用设备
2.2各类设备申请与审批
    A类设备由科室填写纸质申请单院长审批,同时在物流管理系统填写申请,主管院长根据院长批复对物流管理系统的计划进行管理和审批至采购科长处,采购科长根据实际存货和采购情况审批计划,经审批后的计划由采购员按照协议供货,定点采购等规定直接采购。
    B类设备购置申请由使用科室提出,科室提交论证申请表,由医务科统一上报院务会,经过院务会论证通过后交采购科。由采购科根据相关考察和调研资料组织院内议标。
    C类设备院内审批流程同B类,通过论证的设备由采购科统计并填写《武安市政府采购计划备案表》上报政府采购中心,政府采购中心审批通过后,在政府采购网公示,公示期满后由政府采购中心或委托招标公司组织集中招标采购。
    D类大型医用设备的管理实行配置规划和配置证制度。甲类大型医用设备的配置许可证由国务院卫生行政部门颁发;乙类大型医用设备的配置许可证由省级卫生行政部门颁发[4]。所以大型医用设备除完成C类申请审批程序外,还需申报河北省,由河北省统一论证并组织招标。
3 论证与分析
大型医疗设备在购置前需要进行设备论证。设备论证主要包括填写论证表和会议论证两个环节。我院要求10万以上50万以下的设备必须填写设备购置论证表,50万以上设备和大型设备除填写论证表,还要组织设备购置论证会
3.1论证表
填写设备论证表内容包括:预购置设备名称,预算价格,推荐品牌、型号,购置性质,用途及项目开展简要说明,效益分析等。设备论证表由使用科室结合采购科根据设备考察和调研结果填写。
3.2论证会议
    设备论证表填好后,经过医务科报主管院长,提交至由主管领导、采购科、维修科成员组成的设备管理委员会进行论证,论证会议每年开一次,论证内容包括两方面:项目论证和技术评价。
(1)项目论证:是在编制计划过程中的主要环节,是对设备购买进行初步的讨论,一般不涉及具体型号、技术指标的深入研究,会议中要针对购置设备的社会效益分析、经济效益分析、技术可行性、设备选型及安装条件等进行分析和讨论[5]
(2)技术评价:设备管理委员会成员及参会的各相关科室要针对设备技术的先进性、设备可靠性、可维护性、安全防护及节能性等方面展开讨论[6]
综合上述各方面经过讨论,半数以上成员投票算通过,论证通过后形成论证决议,签字后生效立项。
3.3大型设备论证
国家规定的大型设备的论证首先和其他设备一样按照院内规定进行,然后根据论证结果准备以下材料:
(1)申请报告:主要内容包括:申请机构基本情况;拟申请设备名称、规格和主要配件;相关辅助配套设备名称、数量和使用人员取得岗位培训证书情况。
(2)可行性论证报告、需求分析。主要内容包括:申请配置的主要理由;所申请设备的技术发展前景;在临床、科研中的作用;预期使用率;人员取得岗位资质情况;购置经费来源以及经济分析等[7]
医院需要将准备好的申请报告、可行性论证报告和需求分析一并上报到上级卫生部门,逐级上报到省卫生厅。由省卫生厅组织召开乙类大型医用设备规划年度实施计划论证会,会议通过后下达红头文件同意购买,并准予办理配置许可证。
4 采购与招标
4.1设备采购方式
    国家规定的大型设备和政府招标采购目录内医设备实行集中招标,由政府采购中心选定招标代理公司全权负责。政府招标采购目录外医设备需在经过政府采购中心批准后实行院内议标。医院成立招标委员会,成员涉及采购、维修、审计、财务、医务、护理、感染、信息等多个部门,形式有邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源及协议供货[8]。医院设有监督委员会,对招标过程进行全程监督。
4.2招标工作
(1)政府招标:政府采购中心根据医院上报的采购申请和招标内容委托相应招标公司,并将招标信息上网公示,招标公司根据医院提供的设备配置要求编制招标书并组织招标,有3家以上公司报名开标不足三家则废标,经审批后改变招标方式重新公示。招标时由医院申请抽取的评标专家和医院评标代表共同完成评标工作,首先要对投标公司的资质核验,然后对投标书的商务部分和技术部分分别评审,产生评标结果[9]
(2)院内招标:院内招标原则上要求三家以上供应商参加,由院内招标委员会成员和监督委员会成员共同评标,评标程序同政府招标;如果只有两家供应商,实行竞争性谈判,要求投标公司除提供招标书要求的资料外,还要提供产品市场占有情况和售后服务情况;只有一家供应商或专利产品,要求投标供应商除提供招标书要求的资料外,还要提供产品的专利证明以及近三年的销售合同。招标一般采用综合评分法,选择性价比高的产品。
5 验收与培训
5.1设备验收
    设备到货后:
(1)采购人员首先检查产品外包装是否有破损、污渍,外包装运输标示是有变化,如果一切正常,将设备送到使用科室指定位置。
(2)采购人员和供应商沟通确定开箱是否需要工程计划人员在场,如果需要双方约定时间通知验收人员(包括采购员一名,设备维修工程技术人员一名,审计人员一名,使用科室负责人一名)到场开箱核实装箱单、合同内容是否与设备实物相符,如果核对无误,由验收人员监督工程师安装、调试设备[10]
(3)厂家工程技术人员对科室使用人员进行培训,并填写培训记录,培训完毕,由验收人员对培训结果进行考核,考核结果由科室主任签字确认,并确定上机人员,大型医用设备上机人员必须持有上岗证
(4)设备正常运行两周后,验收人员确认设备运行良好,在验收单上签字验收,然后交招标负责人签字验收。经政府采购的设备还需要到政府采购中心开具政府验收单。
5.2培训
   (1)现场培训:根据验收制度规定货到医院安装、调试完毕,厂家工程技术人员要对使用科室进行现场培训,培训内容包括:设备的基础操作、日常维护保养。现场培训不限讲解遍数,使用科室操作人员学会为止并当场考核。三个月后再次考核,如操作不规范或多人操作的设备考核通过率低,再次组织工程技术人员现场培训[11]
   (2)院外培训:根据合同内容,由供应商联系学习地点,医院委派相关操作人员外出学习,外出学习时间不得影响正常验收时间。
6 入账与结算
(1)供应商供货时,将公司资质及产品的注册证交采购科填写供应商申请表(非第一次供货者不用填写),维护供应商信息,信息完整方可进行设备入账管理工作[12]
(2)设备验收结束后,供应商将验收单(政府招标需要提供政府验收单)[13]、发票、公司出库单、使用科室收货证明交给采购员,采购员凭合同、科室申请计划和供应商提供的资料到总务科办理入库、出库手续。
(3)采购员将发票和设备入库单交给供应商,并开具付款证明。政府招标的设备,供应商凭发票、合同和付款证明到财政局结算;院内招标的设备,供应商凭发票、合同到医院财务科进行结算。
7 档案管理
    我们对医设备采用电子帐和实物帐共同管理模式。
(1)电子账:入库时按照设备属性将其分类,录入信息包括设备名称、品牌型号、设备价值、供货公司、所在科室、购置时间、使用年限。
(2)实物帐:设备验收后将厂家资质供货商资质注册证中标通知书合同装箱单产品说明书合格证验收单等资料建档保存在设备科同时在设备上贴电子账的入账条形码。
(3)设备运行中出现故障维修和日常维护记录由设备科按照时间顺序进行登记入档
(4)每年年底由设备科、总务科、审计科、财务科、采购科一名人员组成盘点小组对设备电子账和实物帐实施盘点核查。
8  设备报废
    设备正常使用达到使用年限后由使用科室负责人填写医用设备报废单,报设备科,设备科负责人联系上级部门对预报废设备进行验收和批复,批复通过后对设备进行报废处理。对于报废设备和待报废设备,各个医院有不同的管理方法[14]。但针对实际情况,我们有一种想法:许多设备在使用过程中维护保养工作做的很到位,在超过规定报废年限时,设备仍然能够很好的使用,为了鼓励科室合理利用资源,我们对这类设备进行院内“租赁”的方法来鼓励各科室继续使用[15],科室只需要支付远低于折旧费的租金就可以继续使用设备,并且不用再支付昂贵的设备维修费用。这样会大大的提高科室使用原设备的积极性,节省大量的重复购买新设备的资金,同时提高设备的利用率。
小结
随着医疗事业的发展,医用设备在医院的应用越来越广泛,国家对医用设备的管理也越来越严格,这就要求我们要对医用设备规范管理的同时也要不断的关注和响应国家相关法律政策的调整,对医用设备做到更加规范和精细化管理,大型医用设备由国家统一规范管理,但其他设备采购在不同的省份地区有不同的管理要求,尤其是政府集中采购目录外的设备更是五花八门,各有千秋。在这里介绍我院对设备采购和管理的经验供大家参考,也希望能够提出宝贵的意见。总之,在医用设备的管理道路上,我们仍然在不断探索,不断创新!
 
参考文献
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[11] 王碧秀.如何发挥医院设备培训在医院设备管理中的作用[J].医疗装备,2014,01:47-48.
[12] 程红彦.供应商管理绩效综合评价模型研究[J].物流科技,2012,01:74-78.
[13] 武财采(2016)3号.武安市财政局关于转发《河北省财政厅关于加强政府采购合同履约验收管理的指导意见》的通知[Z].武安市财政局.2016年9月6日
[14] 李伟,朱丹丹,王学军.关于如何完善医疗设备报废工作信息化管理的探讨[J].医疗卫生装备,2015,12:140-042+152.
[15] 范世庆.大型租赁设备的最优预防性维修及再制造策略研究[D].安徽.合肥工业大学.2016
 
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