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医院医用耗材采购供应管理系统开发和应用

[日期:2018-01-03]   来源:河北省临床医学工程学会  阅读: 0[收藏本站]
医院医用耗材采购供应管理系统开发和应用
 
王延辉  刘东会  古庆恩  刘占河  谢晓民  于威
 
白求恩国际和平医院河北石家庄市 050082
 
随着当今科学技术的飞速发展,医用材料在医疗领域得到了广泛的应用,医用耗材占医院医疗成本的比重日趋提高,涉及领域不断扩大,种类日趋繁杂。在全国各大综合医院中,医用耗材占医院医疗成本的20%—25%,涉及到医院95%的诊断和治疗领域。对于如此巨大的医用耗材的使用,这不仅关系到医院的自身建设,更关乎广大人民群众的利益和健康,科学的管理显得尤为重要。
1   目前医院医用耗材的管理现状中的问题
从目前国内大部分的医院医用耗材的管理现状来看主要存在以下几点问题:
1.1     供应链过长导致的问题:库存周转慢,且卫生耗材供应及时性差;由于从需求到满足的环节过多、周期过长,耗材库不得以要保持大库存量;基础物流压力渐增,库存面积、人员紧张。
1.2     信息传递渠道不畅:采购订单数量和频率不够优化,积压和断货频繁发生;信息传递不够准确、及时,阻碍效率提升;分析统计数据全面性不足;数据源分散导致追溯不彻底。
1.3     与财务管理失调:实物帐与财务帐不实时同步,导致预算的过程管理、实物挂帐难以取得实际效果,管理控制的有效性大大削弱; 由于耗材供应商众多,寄售等复杂供应模式存在,卫生耗材信息系统与财务信息系统的断链导致应收应付、库存明细帐等科目误差较大;成本归集和核算也由于业务系统、卫生耗材系统、财务系统的断链而实时性差,多记、漏记频繁发生,一套帐三张皮。
1.4    院级管理层产生的困惑:采购的耗材数量是否适当?收的货是不是要的货?有没有正确的计价收费?财务的资金安排是否正确?如何开展采购与供应链的绩效评价?
2    我们医院医用耗材采购供应管理系统开发和应用
针对以上医院管理中的问题,我们医院组织人力物力财力,利用一年多的时间的研制和开发,经过反复的调试和修改,最终依托医院的局域网建立了完整的《医院物资采购供应管理系统》,并在此基础上开发出了一套理念先进,功能完备,清晰高效,具备极强针对性和实用性的《医院卫生材料采购供应管理系统》,把院领导,采购供应管理部门,临床实用科室,核算部门,财务部门通过系统有机的结合成为一个整体,实现了各相关部门的无缝连接。把医院卫生材料采购供应的从采购计划制定,审批,实施,到入库,验收,记账,请领,出库,成本扣除,计价挂账,盘库,发票审核,回款报销,供应商库,资质审核,效期管理,各种统计分析功能,数据查询,报表和凭证绘制打印功能等等,把这些繁杂的步骤和程序以及功能统一集成到这一大的系统中。医院通过三年多的应用收到了良好的应用效果,受到全院临床科室的一直好评。通过信息化系统也带来传统工作模式的跨越式变革,收到了良好的经济和社会效益,医院先后接待了军内和国内多家兄弟医院的参观和学习。
下面就系统的主要功能和模块作简单介绍:
2.1系统概况。系统包括业务处理,报表查询字典设置三大模块。
2.1.1业务处理模块包括:采购管理;入库和退货;领用和退库;发票管理;盘点处理五个模块。
2.1.2报表查询模块包括:单据查询和报表查询模块。
2.1.3字典设置模块:字典设置和打印格式设置模块。
同时每个子模块又嵌套着下一级子菜单,这里就不一一累述。卫生材料管理系统通过建立统一的配送方式,缩短供应链;所有科室请领的卫生耗材统一由库房由下送员送达到医院临床科室每一个护理单元;按领用计划生成采购单,采购单经领导确认后方可进行采购,有效的防止卫生耗材滞留;构建一体化的卫生耗材管理平台,始数据同源。最终为管理者提供详实的查询报表;从业务系统直接生成记账凭证,真正做到一个机构一套账务,杜绝账物不符的情况。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
医院卫生材料管理平台应用三多年以来建立了高度集中的网络协作模式,形成了全面、全员、全过程、全环节、全封闭的卫生耗材流转体系,从方法和手段上对医院的医疗成本和运营成本进行了有效的控制。 实现钱变物后不是控,物变钱后不失管,降低了医院成本,提高了医院的社会和经济效益。
    下面我们就一些重点功能和模块作简单介绍:
2.2   高值耗材管理
     为实现医院高值耗材零库存管理,避免临床成本堆积,提高经费使用效益,利用物流管理中常用的条形码技术对高值耗材进行入出库和收费管理。由于高值耗材条形码管理国内与国际并没有完全接轨,部分国产耗材的条形码不完整或与国际规则不一致,所以卫生耗材供应科建立了一套我们医院的高值耗材编码库,所有进入手术室的卫生耗材必须先经过卫生耗材供应科注册登记,手术时才能通过扫描条形码记账,卫生耗材系统的高值耗材编码库与HIS收费系统的物价库作了对照,扫描记账后可以直接对手术材料进行计价收费,实现与HIS系统的无缝连接。
 
 
2.3   科室工作站
科室工作站是整个卫生耗材管理平台的数据发生源,这个模块部署在全院的护士、医生工作站。科室使用人员可以通过此模块请领所需的各种材料,可以让临床科室的同志足不出户请领到各类卫生耗材,大大提高了工作效率,节省了一线人员的时间。同时可以对本科室的各项消耗进行查询,大大提高了及时性和准确性。
 
 
2.4    财务管理程序
形成以财务管理为龙头、会计核算为基础的财、物、信息一体化财务核算管理体系。实现从医疗收入、药品、医疗卫生耗材、非卫生卫生耗材、固定资产、预算管理到帐务处理的财务核算网络一体化解决方案,提升医院整体经济管理水平。延伸院级成本管理理念,实施科室成本核算,进一步研发医院平衡记分卡绩效管理系统,实现院科两级一体化核算。
      通过实施财务转记账程序,理顺业务和票据流转流程,加强了医院资产管理的严谨性和数据的准确统一;实现了医疗收入、医疗卫生耗材、非卫生卫生耗材、药品、固定资产自动转记财务凭证;实现了业务管理部门与财务管理部门数量金额账的统一。更加实时、准确核算院、科两级部门的实际成本,及时准确分析院、科两级实际盈亏状况。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.5   医院综合查询
查询范围涵盖全院所有基本指标和派生指标 ,并可根据管理者的需要自定义,并以图、表的方式展现。例如:
2.5. 1提供医院成本收益整体或个体情况查询分析;掌握医院财力、物、人力效益,提高医院科学运营水平。
2.5.2提供医药收支核算情况查询分析;完善经济管理方案,提高运营效。
2.5.3提供应收款、应付款项现状情况查询分析;加强往来款项的管理。
2.5. 4提供库存卫生耗材周转效率情况查询分析;确定合理的库存限额。
2.5.5提供固定资产使用情况查询分析;完善设备的合理配置。
 
从以上我们获得下列效果:从数据采集入手---提高会计报表数据的规范程度: 以纸式报表上报向自动生成转变—会计报表自动生成; 以人工填报数据向软件采集转变—集成系统整合数据; 以手工汇总向系统自动汇总转变—经济数据自动汇总。从开发模式入手---提高成本信息的可视程度;以业务软件分散应用向系统集成转变; 以单一报表分析向综合性分析转变; 以多级数据处理向集中管理应用转变;从应用方法入手---促进核算报表信息的深入应用 ;以报表上报为主向信息开发利用转变;以少数部门应用向机关全面应用转变;以统计汇总为主向工作绩效考评转变
三  医院医用耗材采购供应管理系统应用的作用和效果
3.1  实现一体化管理
使医院物流、货币流、信息流“三流合一”,卫生耗材的需求信息、卫生耗材的采购信息和财务信息实现同步; 不仅提高了供应链的反应速度,还使得医院的经济信息获得整合,为会计核算提供了真实、准确、及时的数据,提高了会计核算的质量和医院经济管理的水平;通过对全院卫生耗材“全过程、全流程”的管理,全院建立了100余个客户端,覆盖医院的各个独立核算单位和机关。实行网上请领和配送,简化了医生、护士请领手续,保证了医生、护士的医疗时间,对于提高医护质量具有现实意义和深远影响。
 3.2  实现可视化管理
全院资产在每一个使用节点的具体状况包括卫生耗材的名称、品牌、规格型号、价格、供应商、生产商等信息都能清晰可见。使用单位可以根据实际需要选择卫生耗材,管理者可以实时对采购品种、价格、数量等信息进行监督,保证了卫生耗材采购、使用的科学性、合理性; 对于固定资产实行条形码管理,依据国家标准,将全院5个部门、40几个科室总值近14亿元(含房屋等)的资产分类编号、粘贴条形码,并将其图像、文字、数字信息全部输入资产管理系统,建立医院资产管理数据库; 医院资产管理的可视化极大地满足了领导者的管理需求,使领导者拥有准确的资产采购、使用、管理方面的信息,为科学决策创造了良好的条件
3.3  实现动态化管理
主要体现在对战储卫生耗材的经济利用方面,在“平时保发展、战时保打赢”的原则指引下,通过射频技术,实现对战储卫生耗材以及固定资产实时监控,很好地解决了卫生耗材的平、战转换问题;对各种卫生耗材的库存情况、使用情况、采购情况、付款情况等信息进行实时查询,便于掌握医院宏观、微观经济运行情况; 管理决策者对医院的信息一连就通、数据一抓就准、报表一点就成,新的管理手段为新的经济管理模式不断增光添彩!    
3.4  实现一体化管理
主要体现在高值耗材条形码的管理方法上,保证了植入(介入)材料使用的精确性和规范性;将高值耗材的详细信息包括REF码、LOT码、供应商信息、生产商信息、收费信息都与病人建立一一对应关系,这样既保证了计费的及时和准确又建立了不良反应事件追溯机制,具有良好的经济效益和社会效益;对科室二级库房卫生耗材的管理更彰显了精确化管理的理念,使得科室请领的卫生耗材直接与病人的消耗和医院的收费挂钩,对于不能分割的医疗卫生耗材以及非卫生卫生耗材及时进行出库处理,医院每月对科室二级库房管理情况进行抽查评估,并纳入绩效考核范畴。这样,不仅有利于加强科室的成本意识,也有利于规范各种医疗行为,最大限度地杜绝医疗事故的发生。
 
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