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医疗设备采购管理的几点体会

[日期:2018-01-03]   来源:河北省临床医学工程学会  阅读: 0[收藏本站]
医疗设备采购管理的几点体会
河北医科大学第二医院采购处
 
医疗设备不仅是开展医疗、教学、科研的必备条件,也是提高医疗质量的物质基础和先决条件。预防、诊断和治疗疾病,不但依赖医学科学工作者的知识经验和思维判断,在很大程度上依赖于实验手段和设备条件,利用这种实验手段,使医学诊疗技术产生了一个飞跃。在这种情况下医疗设备的采购管理工作相当重要,为了保障临床及辅助科室医疗、教学、科研工作正常进行,必须加强沟通,提高服务意识,齐心协力,在工作中保持高度的责任感,共同完成各科室设备项目的采购管理工作。
一、加强设备采购的计划性
为加强医疗设备和医用耗材在论证、购置、使用、维修、报废等环节中的科学化、规范化、制度化、法制化管理,我院成立了以主管院长为主任委员,相关职能处室、医技科室组成的医院医疗设备和医用耗材管理委员会。每年年终,由各临床科室上报第二年的采购计划,并在年初召开医疗设备管委会,讨论当年医疗设备的购置计划。临床针对申购的10万元以上的医疗设备作多媒体介绍,管委会则根据临床的实际情况、科室现有配置等,进行多方面衡量比较,充分讨论、答辩、论证后作出选择,由设备科统计汇总,报院长办公会讨论通过后开始实施。为了使管委会能从不同的角度来考虑设备购置的必要和必需性,今年在临床上报计划后,设备科针对10万元以上的设备进行了调研,并在管委会上提出自己的意见和建议,不仅方便管委会合理地作出选择,也弥补了计划制定前职能处室调研的空白,使得调研工作更为充分。采购的计划性很重要,但是对全院各科室上报设备项目在实施中应尽量考虑全面,如有特殊情况,要特别处理。今年3月,我院呼吸科和ICU病人急剧增加,科室急救设备不够,特申请购置呼吸机和监护仪,考虑到当时的紧急状况,医院特批予以采购以满足临床和病人的需求。因此,由于计划的变更性,我院每个季度都召开管委会,讨论需要增加的项目,并及时通过部分紧急购置的设备,使得整个医疗设备的采购管理更为规范,也使得主要职能和临床科室对医疗设备的采购进展有一定的了解,加强了双方的沟通,促进工作能顺利开展。
二、做好采购前的论证和调研工作
前期调研工作,是设备采购的重要环节,是保证设备性价比的关键,包括三个方面:技术、资质和经济效益。在年初管委会召开时,临床已对拟购置的设备进行了论证和调研,我们会要求其写明收费标准、使用年限、成本回收时间等信息,让临床对设备的效益进行自我评估,也为我们的调研工作积累依据,同时设备科也进行初步的调研。在购置计划制定后,设备就真正进入了采购流程。招标前的调研工作是非常重要的一环,充分的调研能使招标顺利完成;调研不充分,对所需设备性能及技术参数没有摸清楚,则有可能购置不到满意的设备,或造成流标。2012年我院为方便患者就诊,更好地满足患者的需要,医院决定在东二环附近兴建东院区,需要购置大批医疗设备。该采购项目复杂,技术参数严,采购金额高,时间要求紧,调研难度很大。因此,在前期我们做了很多工作,比较不同的产品,作比较对照表,分析每一个项目。同时,由于它的特殊性,前期调研过程中,我们多次召开招标小组的会议,请相关人员参加,共同讨论和比较,制定招标参数和计划,采购处提前做了很多大量细致的工作。因此,要做好市场的产品调查论证及查访用户, 对产品质量、服务、价格及公司的诚信了解清楚,使招标具有广泛性、公证性及竞争性,并尽可能做到招标一次成功。在充分考虑到临床需求的同时要科学地确定各个项目书及各项技术指标, 使大多数的技术指标符合大多数厂家、公司的要求, 这样才能更有竞争力及避免废标的可能性。如果有重要的技术指标应该上星号, 特别是大型设备的重要指标更要做到这一点, 如果有一个星号不符合, 就有可能废标, 国际标是在同等条件下, 以价格低者中标为原则。  
三、充分做好招标采购工作  
招标采购是近年来医院购置医疗设备,尤其是大型医疗设备时通常选用的采购方式。招标采购的特点是在相同的条件下对多个品牌的商品进行比照。最终选取“物美价廉”的商品,整个采购过程中要充分体现公开、公正、公平的原则。医疗设备招标分为集中采购、公开招标、邀请招标、竞争谈判、单一来源采购、询价采购共6种方式。其中公开招标确认法定招标的时间周期较长, 约需要一个月的时间,给我们临床及辅助科室带来了一些困难。在这种情况下,如何做好医疗设备招标采购工作, 保障临床及辅助科室及医疗科研工作的正常进行, 就必须加强沟通, 提高服务意识, 齐心协力,在工作中保持高度的责任感, 共同完成各科室医疗设备的招标采购工作。除了安排10万元以上设备的采购招标外,2008年我院开始实行医疗设备的院内选购,主要是讨论10万元以下的设备,在公开、公正、公平的基础上进行医疗设备的采购。临床急需购置的设备,我们会安排紧急招标,甚至利用休息的时间,在最短的时间内保证临床的使用。虽然频繁的招标,增加了工作量,但是也增加了相关职能科室的沟通,使得采购更为透明,得到了相当的认可。招标工作的频繁,也就要求前期的准备工作要认真做好,计划的申请、审批、调研等工作都必须仔细安排,合理规划。2008年,由采购处牵头,我院在院内成立了由财务处、审计处、质控处、纪检和采购处等组成的招标小组。每次招标时,招标小组和临床科室直接参与,从应用、经济等方面对投标的设备进行进一步的论证,以便购置满意的设备。招标的整个过程是采购的关键,会遇到很多突发的状况和问题,参与人员的临场应变能力和对局面的把握力相当重要。首先要明确招标的目的和意向,然后有针对性的进行谈判。在招标前制定相应的方案,在招标时根据实际情况,在不损害自己利益的前提下,对之前的计划作相应的修改,以保证招标的顺利进行。从去年开始在招标前我院设备处对即将招标的设备会开会讨论,由领导和资深专家组成的技术小组及相关工程师参加,工程师介绍将招标的设备,包括临床的要求、调研的情况及个人观点,以便研究其合理性,分析可能出现的问题,安排谈判的流程,保证招标的顺利进行。在招标时,我们尽量按照既定的流程进行,在保证价格合理的基础上,同时在保修、配件、耗材等方面也争取更大的优惠,使得整体的性价比提高,医院利益最大化。  
四、做好验收工作,把好验收关      
医疗设备的到货验收工作十分重要,这方面的工作量较大且繁琐, 但不能放松, 设备在开箱验收前, 采购处和设备科固定资产管理员要根据合同和标书的内容对设备进行验收, 并对设备进行拍照存档,看设备外包装是否完整, 开箱后取出说明书, 找出装箱单一一清点, 然后安装。操作手册、合格证装箱单要一一入档。设备安装验收时要按厂家和公司的要求进行仪器的试运转, 经过多项或单项的连续运转没有出现任何故障时才能按各项指标及配套设施的数量、质量等进行验收, 并做好质量的跟踪工作, 要做到现场培训掌握仪器的总体情况, 发现问题及时解决, 确定各项目指标都达到要求, 没出现任何偏差后填验收单, 各方签字。
 五、制定相关的管理和招标制度  
去年我院进一步规范了招标采购工作,完善采购流程,对医疗设备的采购流程、管理办法及招标管理办法进行了整理、汇总,进一步总结和规范设备的采购招标工作。根据政府采购中心的规定和上级部门的文件,制定了详细的规章制度,包括医疗设备采购流程、各采购员的具体职责、医院竞争性谈判程序、医院医疗设备招标管理办法、竞争性谈判操作规程、购置医疗设备的注意点等,使得招标采购工作更加合理化、规范化。 医疗设备的采购是一个复杂繁琐的过程,且运行周期较长,我们要总结经验,弥补不足,尽量把医疗设备的采购工作做得更好。
 
 
 
 
河北医科大学第二医院采购处
 
二〇一四年七月十六日  
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